Користувач системи Mail.UA може організувати зберігання своїх даних (повідомлень або контактів і т.п.) у вигляді ієрархічної структури папок. Але на відміну від звичайних програм (таких як Outlook Express) будь-який об'єкт може бути розташований у довільну кількість папок.

Наприклад, у Вас є папки "Робота" і "Друзі" і контакт "Андрій", який розташований в обох папках тому що він одночасно є й колегою по роботі й Вашим другом.
При цьому завжди можна одержати повний список потрібних об'єктів: так папка "Усі контакти" завжди відображає список усіх контактів Вашої адресної книги.

Користувач Mail.UA має можливість відкрити доступ до частини своїх повідомлень або контактів для інших користувачів сервісу ("розшарити" - як називають цю операцію програмісти). Використовуючи цей спосіб, група користувачів може сформувати загальні списки контактів і папки, де повідомлення будуть доступні всім користувачам групи. Це надзвичайно зручно, наприклад, для організації єдиного списку контактів на фірмі або папок із загальною вхідною кореспонденцією.
Спільний доступ можливий тільки на рівні папок, тобто не можна відкрити для доступу один контакт або одне повідомлення - це можна зробити тільки для всієї папки.